PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur:

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Aspek-aspek penting organisasi dan pengorganisasian:

1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departementasi).
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (disain organisasi) adalah mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi tersebut dikelola.

Struktur organisasi mengandung unsur-unsur seperti dibawah ini:

1. Spesialisasi kerja.
2. Standarisasi.
3. Koordinasi.
4. Sentralisasi atau Desentralisasi dalam pembuatan keputusan.
5. Besaran (ukuran) satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat.
4. Ukuran organisasi.

Unsur-unsur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkaitan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standarisasi kegiatan, berkaitan dengan prosedur-prosedur yang digunakan untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-funsi satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, menunjukkan letak kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

PEMBAGIAN KERJA

Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoorinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep tersebut disebut dengan konsep synergy dan tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan synergy terjadi.

BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi organisasi dan mnunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.

Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkatan manajemen.

Keuntungan bagan organisasi:

1. Karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas.
2. Memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidan-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan lagi.

Kelemahan bagan organisasi:

1. Masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
2. Tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial.
3. Tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfngsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

BENTUK-BENTUK BAGAN ORGANISASI

Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisai:

1. Bentuk pyramid, bentuk ini paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal, bentuknya agak menyerupai pyramid, yaitu dalam melimpahkan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal, bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran, bagan inimenekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk ini jarang sekali digunakan dalam praktek.

                                                                                           

                           

                                           

DEPARTEMENTALISASI

Proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi.

Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas dasar:

1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.
2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televise atau radio.
3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi Internasional.
4. langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer atau konsumen.
5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan, atau bagian finishing.
6. Waktu: kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
7. Pelayanan: bisa mencerminkan kelas bisnis, kelaas ekonomi, dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang.
8. Alpha – numerical : bisa digunakan pada pelayanan telepon dimana, missal, nomer 00000 – 50.000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomer 50.001 – 99.999dalam departemen lain.
9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konsultan atau orientasi-energi.

Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.

Kebaikan pendekatan fungsional:

Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen punck lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Kelemahan struktur fungsional:

Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

Struktur organisasi divisional atas produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan produk (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Kadang-kadang disebut juga departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Factor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan dalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada pengguna produk atau jasa tertentu. Pembentukkan divisi ini terutama digunakan dalam pengelompokkan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu. Pengelompokkan kegiatan ini sering dijumpai dalam departemen produksi.

Kebaikan struktur divisional:

1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memuaskan perhatian pada pertanggung-jawaban atas prestasi kerja, yang bisanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
4. Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategic yang lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
6. Mempertahankan spesialisasi funnsional dalam setiap divisi.
7. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic.

Kelemahan struktur divisional:

1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakaksanaan antara divisi-divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi Proyek dan Matriks

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya.

Struktur organisasi proyek. Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus.

Struktur organisasi matriks departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan – sehingga mereka berada di bawah wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional.

Menurut Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matriks:

Tahap I, Pyramid tradisional, dimana perintah dipersatukan pada tingkatan atas.

Tahap II, Hamparan sementara (temporary overlay), dimana tim-tim proyek diciptakan hanya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dan mendesak.

Tahap III, Hamparan tetap (permanent overlay), dimana tim-tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksudyang terus menerus, dan.

Tahap IV, Suatu matriks dewasa (mature matriks), dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan yang seimbang (sama) dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek.

Kebaikan organisasi matriks:

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik.
3. Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategic perusahaan.
4. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.
5. Menstimulasi kerja_sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek.
6. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kelemahan organisasi matriks:

1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.
3. memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan anatr pribadi.
4. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih baik dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
5. Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki.
6. Sangat mahal untuk diimplementasikan.

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI

Tiga tipe kelompok-kelompok kerja formal:

1. Kesatuan tugas khusus.
2. Panitia.
3. Dewan atau komisi.

Kesatuan tugas khusus: dibentuk untuk menangani suatu masalah/tugas khusus, keberadaannya hanya sampai tugas atau masalahnya diselesaikann atau dipecahkan. Kelompok tugas biasanya meliputi: wakil (pembuat keputusan) dari satuan organisasi dan para ahli yang secara teknis diperlukan untuk mengatasi masalah atau tugas.

Panitia tetap (standing committees) dan Panitia Ad hoc: panitia tetap juga sering disebut sebagai panitia struktural adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yangterus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, panitia pembelian, dan sebagainya.

Panitia Ad hoc mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.

Tujuan dibentuknya panitia manajemen:

1. Untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi. (Memungkinkan komunikasi, integrasi berbagai departemen dan kegiatan yang saling berhubungan. Contohnya : Panitia perencanaan produk baru)
2. Memberi saran manajemen puncak. (Memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen. Contohnya : Panitia anggaran Senat Fakultas Dewan Penasehat.)
3. Membuat keputusan-keputusan sendiri. (Membuat keputusan dan mengamati pelaksanaannya. Contohnya : Dewan direktur perusahaan, Panitia dana bank, dan, Panitia pelaksanaan kompensasi.)

Kegunaan Panitia:

Berbagai kegunaan yang ditimbulkan panitia:

1. Keputusan-keputusan dengan kualitas yang lebih baik.
2. Meningkatkan penerimaan.
3. Memperbaiki koordinasi.
4. Tempat latihan bagi manajer.
5. Penyebaran kekuasaan.
6. Menghindarkan konsekuensi-konsekuensiyang tidak menyenangkan.

Kerugian Panitia:

Kerugian yang ditimbulkan panitia:

1. Pemborosan waktu dan uang.
2. Dominasi individu.
3. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu.
4. Kurangnya tanggung jawab.

ORGANISASI INFORMAL

Perbedaan pokok organisasi formal dengan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Organisasi informal berdiri di atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan diantar para anggota tanpa tujuan yang khusus.

Argyris mengemukakan 4 (empat) bidang utama di mana organisasi formal dan informal berbeda:

1. Hubungan-hubungan antar pribadi.
2. Kepemimpinan.
3. Pengendalian perilaku.
4. Ketergantungan.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informal:

1. Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial-budaya penting para anggota kelompok.
2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer.
3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan.
4. Memberikan kepuasan dan status social kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.

Masalah yang diciptakan organisasi informal:

1. Kelompok informal menciptakan konflik.
2. Mendorong penolakan terhadap perubahan.
3. Menghidupkan dan menyebarkan desas-desus.
4. Mengembangkan keseragaman di antara para anggota, termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.

Sikap manajemen terhadap organisasi informal:

Sikap manajemen yang paling baik adalah memahami, mencari persesuaian, dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok informal. Sedangkan manajemen organisasi formal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi , dan organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasama, dan kepuasan sosial bagi para anggota organisasi.